Issuance of New Corporate Governanc
Issuance of New Corporate Governance Rules for Capital Market Companies
Background
Initially corporate governance rules were issued pursuant to Decision No. 11 of 2007 of the Capital Market Authority (EFSA’s predecessor) concerning corporate governance rules for non-listed capital market companies. Subsequently, the Egyptian Institute of Directors took upon itself to update the Guide on Corporate Governance to be in line with new international trends and international best practices, based on which EFSA’s Board of Directors approved the new corporate governance rules pursuant to the Decision. The Egyptian Guide on Corporate Governance defined “corporate governance” as the set of principles governing the relationship between the Board of Directors on the one hand and the shareholders and a person transacting with the company on the other hand, aiming at achieving the highest protection and balance between the interests of all parties involved. Accordingly, corporate governance is among the most important principles that ensure a sound management and protection of all parties involved in companies. The following are the most important provisions of the new corporate governance rules.The Provisions
- Scope of Application
The corporate governance rules (the “Rules”) apply to all companies that are subject to the Capital Market Law No. 95 of 1992 and the Law on Central Depository and Registry of Securities No. 93 of 2000. Aside from the Rules, listed companies are also subject to the Rules of Listing and De-listing of Securities. This means that the Rules apply to all brokerage companies, fund management companies, holding companies, independent financial advisory companies, securitization companies and custodian companies, and all other companies carrying out activities that require licensing from EFSA, even if not listed.
The Rules further give a grace period until 30 April 2017 for companies to comply with the provisions related to the formation of the Board of Directors, the putting in place of an internal audit guide and the re-appointment of the company’s auditor (all of which will be covered below).
- The Board of Directors
The Rules provide that the bylaws of the company must set out the number of directors in the board, provided it is formed by a sufficient number of directors appropriate for its role including the formation of its committees. The Rules provide that the majority of the board members must be non-executive members, half of which must be independent members. Independent members are non-executive expert members who must not be shareholders or related to any of the shareholders, the board members, the executives or employees of the company. An independent member’s relationship to the company must not exceed its membership of the board of directors. He may not represent any of the company’s shareholders and must not receive any fees, salary or commission from the company other than his compensation as a board member. Further, he may not have been any of the company’s employees in a managerial position or any of its advisors or auditors in the three years preceding his appointment to the board of directors.
It is worth mentioning that the Rules prohibit concurrently holding the chairmanship of the board and the title of the managing director or the chief executive officer of the company. It also prohibits the concurrent membership of the board of directors of companies carrying out the same activity at the same time, unless such companies are affiliated.
According to the Rules, the board of directors must convene at least twice during each trimester (which means six times per year) upon the invitation of its chairman.
The Rules deal elaborately with conflicts of interest of board members and provide that board members must not be granted any loans or financing by the company. Board members must not have any interest in any of the operations or transactions of the company unless preapproved by the general shareholders meeting and such preapproval must be renewed annually. The concerned board member must not vote on the resolutions issued in this respect. Board members must disclose to the general shareholders meeting any interest they may have that may conflict with the operations of the company or its interests. Board members may not compete against the company without the preapproval of the general shareholders meeting, which approval must be renewed annually. Board members must disclose any conflict of interest to the general shareholders meeting.
- Board Committees
The Rules provide that the board of directors must form committees from among its members to assist the board in efficiently discharging it duties. Members of the committees must be from among non-executive members of the board and from among the independent board members. Committees must submit their reports to the board at its following meeting.
The Decision provides that companies subject to the Rule must form audit committees, and for companies carrying out certain activities listed in the Rules, they must also form risk committees.
- Audit Committee
The Board of Directors must form an audit committee with at least three members of the board’s non-executive members among whom shall be at least one independent board member and at least one member with financial and accounting expertise. The Rules set out the minimum requirements for the authorities that must be granted to the audit committee which include examining the internal audit systems, reviewing the internal audit reports, and submitting recommendations to the board of directors in relation to the appointment of the company’s auditor, his dismissal and fees.
- Risk Committee
The Rules provide the list of companies in which the board of directors must form risk committees, being the companies the carry out the following activities: brokerage, intermediation, bond brokerage, asset management, market making, fund management, custody (all of which in case their transactions or assets are equal to or exceed EGP 500 million annually) and securities central depository and registry.
Again, the Rules set out the minimum requirements for the authorities that must be granted to the risk committee which include putting in place the rules and procedures for dealing with the different types of risk and ensuring the efficiency of the company’s risk management systems.
It is worth mentioning that the Rules allow holding companies subject to the Rules and their affiliates working in capital market activities, provided the holding company’s interests in the affiliates are at least 85%, to form one central audit committee and one central risk committee, where applicable, with the condition that all the minority shareholders of the affiliate companies approve the formation of the central committee.
- General Shareholders Meetings
The board of directors of companies, subject to the Rules, must call the general shareholders meeting to approve the auditor’s report, the annual financial statements and the annual report of the board of directors as soon as approved by the board, after making the amendments requested by EFSA, within a maximum of three months from the end of the preceding financial year. Shareholders must be given complete and accurate information allowing them to exercise their powers. The company must choose appropriate time and venue for its shareholders’ meetings to allow the largest number of shareholders to attend the meeting.
General shareholders’ meetings must allow cumulative voting, whenever possible, on the appointment of board members to ensure a proportionate representation of minority shareholders on the board of directors.
- Internal Surveillance System and Money Laundering Prevention
Companies must put in place an integrated internal surveillance system to mitigate risk and protect any party transacting with or through the company. The system must ensure complete separation between conflicted duties; confidentiality; prevention of insider trading; complete separation between clients’ accounts and the duties of the financial and treasury functions at the company; and maintaining the required licenses of employees for carrying out their duties. The company must appoint an internal audit executive to enforce this system, to put in place the surveillance procedures at the company, and to evaluate their efficiency and the company’s compliance with corporate governance rules.
Companies that are under the obligation to form risk committees, as explained above, must appoint an internal executive audit unit as well. Holding companies may appoint central internal executive audit units according to the conditions set out in the Rules.
According to the Rules, companies falling within their scope must issue a guide for internal surveillance procedures to be approved by the company’s board of directors.
They must also put in place a money laundering and terrorism financing prevention system, report suspicious transactions and appoint a money laundering and terrorism financing prevention officer.
- The Auditor
Each company must have one or more auditors from among those registered with EFSA. The auditor is appointed annually for a maximum of six consecutive years. He may not be reappointed as auditor of the company until three years have lapsed from the end of the six years referred to above.
The auditor must be independent from the company and its board members and must not be a shareholder or client of the company and must not be a shareholder or employee of any other enterprise offering services to the company in which he is to be appointed auditor.
- Insider Trading
The Rules define “insiders” as “the board chairman and members, executives and company’s employees.” Insiders are prohibited from transacting on securities of the company, its holding or affiliated companies based on insider information that is not public and is not available to the shareholders of each of these companies.
Conclusion We believe that the corporate governance rules issued pursuant to the Decision have been simplified and provide clear provisions compared to the rules issued in 2007. EFSA has put in place a system whereby companies are subjected to higher obligations based on the volume of their activities. Although the provisions of the Rules follow international best practices, the real challenge for regulatory agencies in Egypt will lie in the enforcement of the Rules, in shifting the culture of companies operating in Egypt, especially listed ones, and in creating awareness among minority shareholders on their rights. The main comment on the Rules remains on the cumulative voting on the appointment of board members, since the system put in place by the Rules is a fundamental change in Egypt leading to proportionate representation on boards of directors. Although it is a sound principle that ensures minority protections, it will have huge consequences on businesses in Egypt. EFSA may have wished to consider allowing time frames and milestones to enable companies to gradually move to cumulative voting. EFSA may have stipulated in the Rules that this system shall be applied wherever possible, but alone this vagueness will create even more difficulties and we believe EFSA should clear this ambiguity especially before the beginning of the year where annual shareholders’ meetings take place. [1] EFSA Board of Directors’ Decision No. 107/2016 on corporate governance rules for companies carrying out capital market activities on 25 September 2016, EFSA’s website, available through this link (Arabic).صدر قرار مجلس إدارة الهيئة العامة للرقابة المالية رقم 107 لسنة 2016 بتاريخ 25 سبتمبر 2016 بشأن قواعد حوكمة الشركات العاملة في مجال الأوراق المالية[1] (والذي لم ينشر بعد في الجريدة الرسمية) بعد أن صدر الدليل المصري لحوكمة الشركات المعد بواسطة مركز المديرين المصري والذي أقره مجلس إدارة الهيئة بجلسته المنعقدة بتاريخ 26 يوليو 2016، وهو ما تناولناه في إصدار أغسطس 2016 من الـ Egypt Legal Update.
خلفية
كانت قواعد الحوكمة قد صدرت في بادئ الأمر بموجب قرار مجلس إدارة الهيئة العامة لسوق المال رقم 11 لسنة 2007 بشأن القواعد التنفيذية لحوكمة الشركات العاملة في مجال الأوراق المالية وغير المقيدة بالبورصة، ثم أخذ مركز المديرين المصري التابع للهيئة العامة للرقابة المالية على عاتقه تحديث دليل حوكمة الشركات ليواكب التطور العالمي في مجال حوكمة الشركات ويتماشى مع فضلى الممارسات الدولية. وبناء عليه أقر مجلس إدارة الهيئة العامة للرقابة المالية قواعد الحوكمة الجديدة للشركات العاملة في مجال الأوراق المالية بموجب القرار الماثل تنفيذاً للدليل السابق الإشارة إليه.
ويعرّف الدليل المصري لحوكمة الشركات "حوكمة الشركات" على أنها "الأسس والمبادئ والنظم التي تحكم العلاقة بين مجلس الإدارة من ناحية وبين ملاك الشركة والأطراف المتعاملة معها من ناحية أخرى، بهدف تحقيق أفضل حماية وتوازن بين مصالح كل تلك الأطراف". وبذلك فالحوكمة تعد من أهم المفاهيم التي تسعى لتحقق الإدارة الرشيدة والحماية لكافة الأطراف المعنية في الشركات.
ونستعرض فيما يلي أهم أحكام قواعد الحوكمة الجديدة.
أحكام القرار
- نطاق التطبيق
تسري القواعد على "جميع الشركات العاملة في مجال الأوراق المالية الخاضعة لقانون سوق رأس المال رقم 95 لسنة 1992، وقانون الإيداع والقيد المركزي للأوراق المالية الصادر بالقانون رقم 93 لسنة 2000". وتنطبق على الشركات المقيدة بالبورصة – بالإضافة إلى هذه القواعد – قواعد قيد وشطب الأوراق المالية. ومعنى ما سبق ان القواعد تنطبق على كافة شركات السمسرة في الأوراق المالية، وإدارة الصناديق والمحافظ، والشركات القابضة، والاستشارات المالية المستقلة، والتوريق، وإدارة سجلات الاوراق المالية وغيرها من أنشطة سوق المال التي تعمل بموجب ترخيص من هيئة الرقابة المالية - ولو لم تكن مقيدة في البورصة - بجانب كل الشركات المقيدة.
وقد أعطت القواعد مهلة حتى 30 أبريل 2017 للشركات لتوفيق أوضاعها فيما يتعلق بتشكيل مجلس الإدارة وبوضع دليلًا لإجراءات الرقابة الداخلية وإعادة تعيين مراقب الحسابات (سيتم التعرض لهذه النقاط فيما يلي).
- مجلس الإدارة
يحدد النظام الأساسي للشركة عدد أعضاء مجلس الإدارة على أن يتكون من عدد مناسب من الأعضاء يمكنه من القيام بمهامه بما في ذلك تشكيل لجانه. وتنص القواعد على أن أغلبية أعضاء المجلس يجب أن يكونوا من الأعضاء غير التنفيذيين على أن يكون نصف الأعضاء غير التنفيذيين من المستقلين.
وعضو مجلس الإدارة المستقل هو عضو من ذوي الخبرة غير تنفيذي وغير مساهم أو أحد أقارب أحد المساهمين أو أعضاء مجلس الإدارة أو التنفيذيين أو العاملين بالشركة. وتنحصر علاقته بالشركة في عضويته بمجلس الإدارة. ولا يمثل ملاك الشركة ولا يتقاضى من الشركة أجراً أو عمولات أو أتعاب غير ما يتقاضاه مقابل عضويته بمجلس الإدارة ولم يكن أحد كبار العاملين بالشركة أو مستشاريها أو من مراقبي حساباتها خلال الثلاث سنوات السابقة على تعيينه في المجلس.
وجدير بالذكر أن القواعد تمنع الجمع بين رئاسة مجلس إدارة الشركة ومنصب العضو المنتدب أو الرئيس التنفيذي للشركة كما تمنع الجمع بين عضوية مجالس الإدارة في شركات تقوم بذات النشاط في نفس الوقت إلا إذا كانت شركات شقيقة أو تابعة.
ويلتزم المجلس وفقاً لقواعد الحوكمة أن يجتمع مرتين على الأقل كل أربعة أشهر (أي ستة مرات سنوياً) بناء على دعوة من رئيسه.
وتتعرض القواعد بالتفصيل لتعارض مصالح أعضاء مجلس الإدارة مع الشركة فتنص على التزام الشركة بعدم منح أعضاء مجلس الإدارة أي قروض أو تمويل ولا يجوز أن يكون لأي عضو من أعضاء مجلس الإدارة أية مصلحة في الأعمال أو العقود التي تتم لحساب الشركة إلا بترخيص مسبق من الجمعية يجدد كل سنة على ألا يشترك العضو المعني في التصويت على القرارات التي تصدر بهذا الشأن ويلتزم أعضاء مجلس الإدارة بالإفصاح لدى الجمعية عن أية مصالح تخصهم يكون من شأنها التأثير على نشاط الشركة أو مصالحها. ولا يجوز لأعضاء مجلس الإدارة منافسة الشركة بغير ترخيص مسبق من الجمعية العامة يجدد كل سنة على أن يلتزم العضو بالإفصاح لدى الشركة عن تعارض المصالح.
- اللجان المنبثقة من مجلس الإدارة
تنص القواعد على التزام مجلس الإدارة بتشكيل عدد من اللجان من بين أعضائه لمساعدة المجلس على أداء مسئولياته ومهامه بشكل فعال على أن تكون أغلبية أعضاء كل لجنة من غير التنفيذيين وأن يمثل بها الأعضاء المستقلين من المجلس وتعرض كل لجنة تقاريرها في أول اجتماع مجلس إدارة تالٍ.
وينص القرار على التزام الشركات الخاضعة للقواعد بتشكيل لجنة مراجعة ولجنة مخاطر وإن كان تشكيل لجان المخاطر لا يعد التزامًا إلا على بعض الشركات التي تمارس أنشطة محددة تنص عليها القواعد.
- لجنة المراجعة
يلتزم مجلس الإدارة بتشكيل لجنة للمراجعة لا يقل عدد أعضائها عن ثلاثة أعضاء من بين أعضاء مجلس الإدارة غير التنفيذيين من ضمنهم عضو واحد على الأقل من الأعضاء المستقلين ويجب أن يكون من بينهم عضو على الأقل لديه خبرة بالشئون المالية والمحاسبية. وتنص القواعد على الحد الأدنى من الاختصاصات التي يجب أن تخول للجنة المراجعة ومن بينها دراسة نظام الرقابة الداخلية ودراسة تقارير المراجعة الداخلية وتقديم الاقتراحات لمجلس الإدارة بخصوص تعيين مراقب الحسابات وعزله وتحديد أتعابه.
- لجنة المخاطر
حددت القواعد الشركات التي يلتزم مجلس إدارتها بتشكيل لجنة مخاطر وهي الشركات التي تمارس نشاط أو أكثر من أنشطة السمسرة والوساطة والتعامل في السندات وتكوين وإدارة محافظ الأوراق المالية وصناعة السوق وإدارة صناديق الاستثمار وأمناء الحفظ – في حالة تجاوزت قيمة العمليات أو الأصول 500 مليون جنيه أو أكثر سنوياً – ونشاط الإيداع والقيد المركزي للأوراق المالية.
ومرة أخرى حددت القواعد الحد الأدنى للاختصاصات التي يجب أن تخول للجنة المخاطر ومن بينها وضع الأطر التنظيمية والإجراءات والقواعد اللازمة للتعامل مع مختلف المخاطر والتحقق من مدى فاعلية إدارة المخاطر بالشركة.
وجدير بالذكر أن القواعد تنص على جواز قيام الشركات الخاضعة لأحكام هذه القواعد وشركاتها التابعة العاملة في مجال الأوراق المالية – على أن تكون نسبة الملكية للشركة الأم في الشركات التابعة 85% بحد أدنى – بالاكتفاء بلجنة مراجعة مركزية واحدة ولجنة مخاطر مركزية واحدة على حسب الأحوال بشرط موافقة كافة مساهمي الأقلية في كل شركة تابعة على تشكيل اللجنة المركزية.
- اجتماعات الجمعية العامة
يلتزم مجلس إدارة الشركات الخاضعة لأحكام هذا القرار بدعوة الجمعية العامة للشركة للتصديق على تقرير مراقب حسابات الشركة والقوائم المالية السنوية والتقرير السنوي لمجلس الإدارة فور انتهاء اعتمادها من مجلس الإدارة وبعد إدخال التعديلات التي تراها الهيئة وذلك خلال ثلاثة أشهر من تاريخ انتهاء السنة المالية. ويجب أن تتيح الشركة للمساهمين كافة المعلومات التي تمكنهم من مباشرة حقوقهم كاملة وأن تكون هذه المعلومات وافية ودقيقة. وعلى الشركة إتاحة المشاركة لأكبر عدد من المساهمين للحضور في اجتماع الجمعية العامة وذلك من خلال اختيار التوقيت والمكان الملائمين لانعقاد الجمعية العامة.
وعلى الجمعية العامة اتباع التصويت التراكمي في الحالات التي تسمح به عند اختيار أعضاء مجلس إدارة الشركة وذلك لتمكين الأقلية من التمثيل في مجلس الإدارة.
- نظام الرقابة الداخلية ومكافحة غسل الأموال
تنص القواعد على التزام الشركات بأن يتوفر لديها نظام متكامل للرقابة الداخلية يهدف إلى الحد من المخاطر وحماية المتعاملين ويجب أن تتضمن نظم الرقابة على الأخص التحقق من الفصل التام بين المهام الوظيفية التي لا يجوز الجمع بينها داخل الشركة الواحدة وما يضمن سرية المعلومات وعدم الاستفادة من أية معلومات داخلية والتحقق من الفصل الكامل بين مهام إدارة حسابات العملاء والقائمين عليها وبين مهام الشئون المالية والخزينة والقائمين عليها والتحقق من حصول الموظفين بالشركة على كافة التراخيص الواجب الحصول عليها لممارسة نشاطهم. وتعين الشركة مسئول مراجعة داخلية يختص بتنفيذ ما سبق وبوضع الإجراءات الرقابية داخل الشركة وتقييمها للتحقق من فاعليتها ومن مدى التزام الشركة بقواعد الحوكمة. أما في حالات الشركات التي تنطبق في شأنها الشروط الواردة في القواعد التي تلزم الشركة بإنشاء لجنة للمخاطر (والتي تعرضنا لها أعلاه) فعلى الشركة أن تنشئ وحدة تنظيمية للمراجعة الداخلية. وللشركات القابضة أن تنشئ وحدات مركزية للمراجعة الداخلية وفقاً للشروط التي تحددها القواعد.
وعلى الشركات الخاضعة للقواعد أن تضع دليلًا لإجراءات الرقابة الداخلية يعتمده مجلس إدارة الشركة.
وتنص القواعد على التزام الشركات بوضع نظم لمكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب والإبلاغ عن حالات الاشتباه وعلى الشركات تعيين مسئول مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب.
- مراقب الحسابات
يكون للشركة مراقب حسابات مستقل أو أكثر من ضمن المقيدين في سجل مراقبي الحسابات لدى الهيئة. ويعين سنوياً ويجوز أن يجدد له بحد أقصى ست سنوات مالية متصلة ولا يجوز إعادة تعيينه إلا بعد مرور ثلاث سنوات مالية من انتهاء الست سنوات المشار إليها.
ويجب أن يكون مراقب الحسابات مستقلاً عن الشركة وعن أعضاء مجلس إدارتها وألا يكون مساهما بها أو عميلاُ لها أو يكون شريكا أو موظفاً بمنشأة تقدم خدمات أخرى للشركة.
- تعاملات الداخليين
تعرف القواعد الداخليين بالشركة بأنهم رئيس وأعضاء مجلس الإدارة والمديرين والعاملين بالشركة. ويحظر على أي منهم أن يتعاملوا على الأوراق المالية للشركة ولشركاتها القابضة أو الشقيقة أو التابعة بيعاً أو شراءً بناءً على معلومات داخلية غير منشورة أو غير متاحة للمساهمين.
الخاتمة
ونرى أن قواعد الحوكمة الصادرة عن الهيئة بموجب القرار رقم 107 لسنة 2016 قد تم تبسيطها وعرض بعض أحكامها بشكل أوضح مقارنة بالقواعد الصادرة في عام 2007. وقد حرصت الهيئة على التدرج في تطبيق الأحكام على الشركات وفقاً لحجم أعمالها فلم تساوي القواعد بين كافة الشركات التي تعمل في أنشطة سوق المال فخصت أنشطة معينة بالتزامات أعلى وبالإضافة إلى ذلك وضعت حد أدنى لحجم أعمال الشركة لتنطبق عليه بعض الالتزامات الواردة في القواعد. وبرغم أن الأحكام العامة المنصوص عليها تتبع أفضل الممارسات العالمية إلا أن الصعوبة الأكبر أمام جهات الرقابة في مصر تتعلق بالتطبيق وبتغيير الثقافة السائدة في الشركات - خاصة غير المقيدة - وفي توعية المساهمين من الأقلية بحقوقهم.
ولكن تظل هناك ملاحظة محددة يلزم الانتباه اليها وهو ما جاء بالقواعد الجديدة من الأخذ بنظام التصويت التراكمي عند انتخاب مجالس إدارات الشركات، إذ أن هذا يعد تغييرًا جذريًا وخطيرًا في نظام عمل الشركات في مصر، يترتب عليه تطبيق مبدأ التمثيل النسبي في مجالس الإدارات. وبرغم ان المبدأ سليم ويؤدي الى حماية حقوق الأقلية في الشركات إلا ان تداعياته سوف تكون واسعة وكان الأجدر أن تضع هيئة الرقابة المالية ترتيبات وضوابط وتوقيتات زمنية مناسبة تساعد على الانتقال الى هذا النظام بكفاءة ودون إثارة اضطراب. صحيح أن الهيئة قد نصت في القواعد الجديدة على العمل بهذا النظام - "في الحالات التي تسمح به" - إلا أن هذا الغموض في التعبير سوف يثير المزيد من المشاكل ويجب على الهيئة تداركه وتوضيحه قبل موسم عقد اجتماعات الجمعيات العامة القادمة في مطلع العام.
[1] قرار مجلس إدارة الهيئة العامة للرقابة المالية رقم 107 لسنة 2016 بتاريخ 25 سبتمبر 2016 بشأن قواعد حوكمة الشركات العاملة في مجال الأوراق المالية، الموقع الإلكتروني للهيئة، متاح من خلال هذا الرابط.
[:]